13 בדצמ׳ 2020זמן קריאה 3 דקות

כלים לניהול זמן: תיבת דואר ריקה

טיפים והצעות לעבודה יעילה ומאורגנת יותר עם תיבת הדואר שלך

תיבת הדואר - שתוכנה לא מצטבר על השולחן, ולכן קל יותר להתעלם ממנה - דומה יותר לפח אשפה מאשר למגש מסמכים על שולחן העבודה.

כשתיבת הדואר עמוסה ולא מסודרת היא תהיו זו שתקבע את סדר היום שלנו. אנחנו יכולים למצוא את עצמנו בקלות עוברים ממייל אחד לשני עד לסוף היום שבסופו נגלה - לא הספקנו לעבוד על מה שבאמת היינו צריכים.

בעיות נפוצות עם תיבה עמוסה ומבולגנת:

1. קיבלתי מייל הדורש התערבות ועבודה שתארך לפחות שעה. מכיוון שאני 'בדיוק באמצע' של משימה אחרת אני דוחה את העבודה החדשה שקיבלתי להמשך היום. איך אתזכר את עצמי לחזור למשימה שקיבלתי?

2. שלחתי מייל שאלה/בקשת מידע לגבי נושא מסוים שאני עובד עליו - איך אדע לעקוב אחר התשובה במידה ולא קיבלתי מענה מיידי?

3. קיבלתי מייל ארוך עם הסבר מפורט על תכנית חדשה/כלי חדש שנכנס למערכת העבודה שלי. הוא אינו דורש מענה רק קריאה והתעדכנות. איך ומתי אזכור לעבור עליו?

אם אף פעם לא השקעת זמן בסידור וארגון תיבת הדואר האלקטרוני שלך, קיימת סבירות גבוהה שהיא מאוד לא מאורגנת. השלב הראשון בדרך לתיבת דואר מדוגמת דורש השקעה וזמן - עבודה שתשתלם בהמשך.

השלב הראשון: מחיקת כל הפריטים הלא רלוונטים:

כל המיילים שלא אצטרך להתייחס אליהם לעולם - דואר זבל, מבצעים שפג תוקפם, ניוזלטר שהפסקתי לקרוא כבר לפני שנתיים...פשוט למחוק!

הגעתי למייל שלא ברור לי אם אפשר למחוק לצמיתית או אולי כדאי להשאיר להמשך? בינתיים הוא יישאר, ואחליט לגביו בשלב הבא.

השלב השני: חלוקה ומיון

יצירת תגיות/תיקיות לנושאים שונים תעזור לי לתחום נושאים ושלבי עבודה.

סוגי תיוג מומלצים:

תיקיית: אפשר לענות עד לתאריך XX/YY - נדרשת פעולה בטווח רחוק

כך יישאר לי מספיק זמן לחשוב ולעבוד על מה שנדרש ממני (להשיג חומרים/לעבד מידע וכו')

תיקיית: חשוב - לעבודה מיידית - נדרשת פעולה בטווח מיידי

מיילים הדורשים עבודה שלי לפני שאוכל להשיב עליהם

תיקיית: בהמתנה

כשאני מחכה לתשובה/עבודה מאדם נוסף לפני שאוכל לענות חזרה

תיקיית: לקריאה עתידית

מיילים שימושיים/סרטונים שארצה לצפות בהם בהמשך. דחיפות נמוכה

תיקיית: לידיעה - למעקב

מיילים שנשלחו אלי כעותק ויכול להיות שהמידע שנמצא שם יהיה שימושי עבורי בעתיד

ארכיון: משימות שהושלמו

תיקיית: אסמכתאות

אישורים/סיכומים בכתב

תיקיית: מיילים אישיים

רפואי/ביטוחי עבודה/פנסיה וכו'

אסטרטגיית תחזוקה

הדרך הנכונה לשמור על תיבת דואר נקייה ומאורגנת מתחילה בשריון זמן קבוע ביום לקריאת כל המיילים החדשים בפעם אחת ללא הפרעה.

המטרה היא לא להתחיל לעבוד על שום משימה לפני שסיימתי את קריאת כל המיילים החדשים (יוצא מן הכלל משימות/פעולות שידרשו ממני לא יותר מ 2-3 דקות של עבודה)

רק אחרי שקראתי את כולם והעברתי כל מייל לתיקייה המיועדת לו אפשר להתחיל לעבוד ע"פ החלוקה לתיקיות.

אסטרטגיה זו עוזרת לזהות ולרכז במקום אחד את המיילים הדחופים והחשובים ולפנות להם זמן עבודה מרכזי ובמקביל, לפנות מהעין מיילים בחשיבות נמוכה שרק פוגעים בריכוז וברצף העבודה שלי.

מה עוד?

1. מומלץ לבדוק את תיבת הדואר עד פעמיים ביום. באמת שאין צורך ביותר. כדאי מאוד שזה לא יהיה הדבר הראשון שעושים כשמתיישבים מול המחשב בבוקר.

כמו כן, מומלץ להגביל מראש את זמן ההתעסקות היומי עם תיבת הדואר

2. נשארו לך כמה דקות פנויות מזמן העבודה שהגדרת לעצמך? הזדמנות מצוינת לעשות unsubscribe להודעות שיווקיות, פרסומות ושאר ניוזלטרים שהפסקת לקרוא (במקום לבזבז זמן ולמחוק אותם כל פעם מחדש)

3. שיחות פרטיות, נושאים מורכבים או אפילו מסר שמסובך להסביר לא צריך להישלח במייל. שיחה קצרה במקרה הזה יכולה להיות פתרון מהיר ויעיל הרבה יותר

4. משקיעים חלק נכבד מהיום שלכם בניסוח ובכתיבת מיילים? תרגול כתיבת מייל ב - 60 שניות יכול מאוד לעזור כאן

5. יש לך מיילים זהים או דומים מאוד לשליחה בתדירות גבוהה? זה הזמן ליצור תבנית קבועה שתחסוך לך זמן יקר

6. מוצאים את עצמכם נמנעים מדברים ברשימת המטלות שלכם, מפני שהם מלחיצים אתכם? היעזרו בעמיתים שלכם. הם יכולים לצמצם את הנטייה לחמוק מחלקים של עבודה שאינכם אוהבים במיוחד.

סיימתם לעבוד על המייל להיום? פשוט סוגרים את התוכנה או האפליקציה. חבל שההתראות יבלבלו אותך ויוציאו אותך מהריכוז.